ระบบ pos system คืออะไร ช่วยเหลือร้านของคุณได้อย่างไร

โพสต์เมื่อ : 6 ม.ค 2567 เวลา 16:57 น.

.

เครื่องคิดเลขที่เราเห็นกันตามห้างสรรพสินค้า ร้านสะดวกซื้อ หรือแม้กระทั่งร้านอาหารโดยทั่วไปนั้น จริง ๆ ไม่ใช่แค่เครื่องที่ใช้คิดเลขและจ่ายบิลให้เท่านั้น แต่หลาย ๆ ร้านปรับตัวให้ “ทันสมัย” มากขึ้น พร้อมตอบโจทย์การบริหารจัดการร้านด้วย “เครื่องคิดเลข ระบบ POS System” ที่มีฟังก์ชันต่าง ๆ มากกว่าแค่คิดราคาเมนูหรือรายการสินค้าให้ถูกต้อง

ผู้ประกอบการไม่ว่าจะเป็นร้านค้า ร้านอาหาร คาเฟ่ หรือว่าห้างสรรพสินค้าขนาดเล็ก ต่างก็ใช้ POS System ในการคิดเลขและจัดการสต๊อกสินค้า รวมไปถึงบริหารจัดการร้านในหลาย ๆ ด้าน

หากคุณเป็นเจ้าของร้าน เป็นผู้ประกอบการที่อยากบริหารจัดการร้านได้ง่ายและเป็นมืออาชีพมากขึ้น บทความนี้ อยากชวนมาทำความรู้จัก ความสามารถต่าง ๆ ของเครื่อง POS System กัน ว่าจะช่วยให้งานของคุณสะดวก ลื่นไหลได้ยิ่งขึ้นกว่าเดิมได้อย่างไร

ระบบ POS System คืออะไร

ระบบ POS หรือ POS System ย่อมาจาก Point-of-Sales หมายถึง ระบบที่ใช้ทำธุรกรรมในร้านค้าหรือร้านอาหาร มีฟังก์ชันหลักคือรับออเดอร์ ช่วยเก็บเงิน คิดเลข และออกใบเสร็จ นอกจากนี้ ยังมีฟังก์ชันอื่น ๆ เช่น ช่วยจัดการสต๊อก ตัดสินค้าในคลัง รับชำระเงินด้วยรูปแบบต่าง ๆ ฯลฯ แตกต่างจากระบบการทำงานในเครื่องคิดเลขหรือแคชเชียร์ทั่วไป ครอบคลุมกระบวนการซื้อขายและการบริหารจัดการร้าน

ฟังก์ชันหลักของ POS System

ขอบคุณภาพจาก squareup.com

ระบบการทำงานของ POS System ที่ครอบคลุมขั้นตอนการทำธุรกรรมซื้อ-ขาย

ทำหน้าที่รับออเดอร์หรือทำบัญชีสินค้าขายออก โดยที่เราคุ้นเคยกันดีตามห้างสรรพสินค้าหรือร้านสะดวกซื้อ พนักงานจะใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ดบนสินค้า เพื่อทำธุรกรรม
ทำหน้าที่คำนวณราคาโดยดึงข้อมูลจากระบบ พร้อมกับช่วยคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แตกต่างจากระบบการทำงานของเครื่องคิดเลขที่ต้องคีย์ตัวเลขราคาเอง เพราะระบบ POS System มีคลังข้อมูลสินค้าและราคาสินค้าในฐานข้อมูล
ทำหน้าที่เก็บเงินที่ลูกค้าชำระ POS System ในปัจจุบัน สามารถรองรับการชำระเงินได้หลากหลายรูปแบบ เช่น เครดิตการ์ด การชำระด้วย QR-Code Payment หรือรับชำระด้วยเงินในระบบและคะแนนสมาชิกสะสม
ช่วยทำธุรกรรมการซื้อขายให้สำเร็จ เมื่อระบบรับเงินชำระเรียบร้อย POS System จะสรุปธุรกรรมออกเป็นใบเสร็จสำหรับลูกค้าและบันทึกธุรกรรมลงในระบบ ช่วยตัดสต๊อกสินค้า ทำบัญชี และช่วยสรุปยอดขาย ฯลฯ

ฟังก์ชันของระบบ POS System ใช้ทำอะไรได้บ้าง

POS System เปรียบเสมือนผู้ช่วยจัดการร้าน ซึ่งนอกจากจะช่วยคิดเงิน เก็บเงินแล้ว ยังสามารถช่วยจัดการเรื่องต่าง ๆ ภายในร้านได้อีกมากมาย ไม่ว่าจะเป็น…

คิดเงิน รับชำระเงิน
พิมพ์ใบเสร็จหรือออกสลิปเรียกเก็บเงิน (เช่น สำหรับ QR-Code Payment)
บันทึกธุรกรรม เก็บข้อมูลการขาย
บันทึกค่าใช้จ่ายจัดการคลังสินค้าจัดการระบบสมาชิก (Loyalty Program)
ตรวจสอบยอดขาย
รองรับรูปแบบการจ่ายเงินหลายรูปแบบ เช่น QR-Code, เงินสด, บัตรเครดิต ฯลฯ

เครื่องคิดเลขระบบ POS System และส่วนประกอบต่าง ๆ

ระบบ POS หรือ POS System จะหมายถึงเพียง “ระบบปฏิบัติการ” หรือ “โปรแกรม” ไม่ใช่สิ่งที่เราสามารถจับต้องหรือสามารถมองเห็นได้ ดังนั้น ส่วนที่อยากพามาทำความรู้จักเพิ่มเติมก็คือสิ่งที่ถูกเรียกว่า “เครื่องคิดเลขระบบ POS System” “เครื่อง POS” หรือ “อุปกรณ์ POS”

โดยเครื่องคิดเลขระบบ POS จะประกอบไปด้วย 2 ส่วนสำคัญด้วยกัน ได้แก่

1) ส่วนซอฟต์แวร์ (Software) หรือตัวโปรแกรม POS System

2) ส่วนที่เป็นฮาร์ดแวร์ (Hardware) หมายถึง ตัวเครื่องและอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ใช้งานร่วมกัน

.

ซอฟต์แวร์ POS System

โปรแกรมหรือระบบปฏิบัติการธุรกรรม ประกอบไปด้วยระบบและฟังก์ชันการทำงานต่าง ๆ เช่น

ระบบรับชำระเงิน/เก็บเงิน
ช่วยคำนวณราคาสินค้า
ระบบออกใบเสร็จและออกสลิป/ใบวางบิล
ระบบจัดการสมาชิก
ระบบสรุปยอดขาย
บันทึกข้อมูลธุรกรรมหรือข้อมูลการขาย
ระบบนับสต๊อกและจัดการคลัง

ฮาร์ดแวร์ POS System

ส่วนฮาร์ดแวร์ของ POS System หมายถึง ส่วนอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ช่วยนำเข้าข้อมูลหรือคำสั่ง (Input) จากภายนอกหรือตัวพนักงาน และนำเสนอข้อมูล (Output) ออกมาในรูปแบบต่าง ๆ โดยอุปกรณ์สำคัญที่มักใช้ในระบบ POS System ก็ได้แก่

ตัวเครื่องระบบ POS พร้อมหน้าจอ (บางรุ่นมี 2 จอ)
แท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟน (สำหรับลงโปรแกรม POS)
เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ
เครื่องสแกนบาร์โค้ด
เครื่องอ่านบัตรเครดิต (เครื่อง EDC)
ลิ้นชักหรือถาดเก็บเงิน

POS System และเครื่อง POS มีประเภทไหนบ้าง

หากพูดถึงระบบ POS System โดยทั่วไปแล้วจะสามารถแบ่งได้ 2 ระบบ ได้แก่

ระบบ POS ร้านอาหาร/คาเฟ่ มีฟังก์ชันโดดเด่นที่ระบบการจัดโต๊ะอาหาร ที่พนักงานสามารถรับออเดอร์จากลูกค้าและลงข้อมูลในระบบ เพื่อให้ระบบช่วยรันข้อมูล ส่งต่อให้ครัว และบันทึกข้อมูลธุรกรรมต่าง ๆ ได้
ระบบ POS ร้านค้าปลีก คือ ระบบ POS ที่เน้นการจัดการสต๊อกหรือคลังสินค้าและมักจะเชื่อมต่อกับอุปกรณ์สำหรับ Input ข้อมูล เช่น เครื่องอ่านบาร์โค้ด

และนอกจากการแบ่งประเภทของ POS System แล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่ควรรู้เพิ่มเติมสำหรับการเลือกซื้อเครื่อง POS มาใช้งาน ก็คือ ประเภทของเครื่อง POS ที่แบ่งตามอุปกรณ์ที่ใช้ลงโปรแกรม POS โดยแต่ละประเภทก็เหมาะสมแตกต่างไปตามประเภทร้านและการใช้งาน มี 3 ประเภทด้วยกัน ดังนี้

เครื่องพร้อมหน้าจอ - เหมาะกับร้านอาหารขนาดใหญ่ มีลูกค้าจำนวนมาก บางรุ่นจะมี 2 หน้าจอที่หันเข้าหาพนักงานและหันออกหาลูกค้า เช่น เครื่อง POS Wongnai
iPad หรือแท็บเล็ต - เหมาะกับร้านคาเฟ่ที่ไม่ได้คิดเงินบ่อย ให้ดีไซน์มินิมอล ทันสมัย รายการอาหารไม่ซับซ้อน เหมาะกับร้านที่ไม่มีพื้นที่วางเครื่องระบบ POS ขนาดใหญ่ ทั้งนี้ อาจเป็นการซื้อซอฟต์แวร์ระบบ POS มาลงเครื่องและซื้อฮาร์ดแวร์ เช่น เครื่องพิมพ์ใบเสร็จมาต่อเพิ่มเติม
ระบบ POS แบบออนไลน์ - เป็นระบบ POS บนคลาวด์ที่สามารถเข้าถึงผ่านสมาร์ทโฟน คอมพิวเตอร์ หรือแท็บเล็ตได้ ใช้คิดเงินและอัปเดตคลังสินค้าโดยที่ไม่จำเป็นต้องมีแคชเชียร์ เหมาะกับธุรกิจส่วนตัว เช่น ขายของออนไลน์ และอาจเชื่อมต่อกับเครื่องพิมพ์บาร์โค้ดแบบพกพา

ประโยชน์ของเครื่อง POS System ช่วยร้านของคุณได้อย่างไร

ระบบ POS System หรือเครื่องบันทึกเงินสดระบบ POS ช่วยให้ร้านค้าปลีก ร้านอาหาร ร้านกาแฟหรือคาเฟ่ สามารถจัดการได้ทั้งธุรกรรมการซื้อ-ขาย รวมไปถึงการจัดการร้านและประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมาย

1. เช็กข้อมูล ดูยอดขายได้ตลอดเวลา

เครื่องคิดเงิน POS System ในปัจจุบัน มักจะเชื่อมต่อกับระบบอินเทอร์เน็ตและมีแอปพลิเคชั่นที่เข้าถึงฐานข้อมูล ดูความเคลื่อนไหวของธุรกรรม เช็กยอดขายได้ผ่านสมาร์ทโฟน เช็กได้ว่าวันนี้ขายได้เท่าไหร่แล้ว สินค้าชิ้นไหนขายดีได้ตลอดเวลา

2. ตัดสต๊อกสินค้าให้อัตโนมัติ

ระบบ POS แตกต่างจากเครื่องบันทึกเงินสดหรือแคชเชียร์ทั่วไปตรงที่เชื่อมต่อข้อมูลกับคลังสินค้า เมื่อมีออเดอร์ออก เช่น ร้านค้าปลีกขายของให้กับลูกค้า ระบบ POS System จะตัดสินค้าออกจากคลังสินค้าให้ทันทีโดยอัตโนมัติ ทำให้รู้ว่า สินค้าแต่ละชิ้นเหลืออยู่เท่าไหร่หรือใกล้หมด

3. ใช้บริหารคลังสินค้า

จุดเด่นข้อสำคัญของ POS System คือ การเชื่อมต่อกับระบบคลังสินค้า เราสามารถอัปเดตสต๊อก ลงทะเบียนสินค้าที่นำเข้ามากักตุนไว้ได้ หรือหากมีสินค้าที่เสียหายระหว่างเก็บรักษา ก็สามารถตัดสินค้าคงคลังออกได้ ใช้เช็กสต๊อกเพื่อวางแผนการสั่งซื้อสินค้า ตลอดจนความสามารถในการแจ้งเตือนสินค้าใกล้หมด ช่วยให้วางแผนสั่งของเข้าสต๊อกได้ทัน ไม่เสียโอกาสในการขาย

4. ป้องกันการทุจริต

ระบบ POS จะช่วยบันทึกธุรกรรมและข้อมูลการขายทุกอย่างโดยอัตโนมัติ ช่วยให้รู้ว่า ขายสินค้าอะไรได้เท่าไหร่ ได้รับเงินจำนวนเท่าไหร่ในแต่ละวัน จึงไม่ต้องห่วงว่าจะเกิดการทุจริตหรือยักยอกเงินไป เพราะสามารถเช็กข้อมูลการขายและรายงานต่าง ๆ ได้เองทั้งหมด

5. รับออเดอร์เดลิเวอรี่ได้ (Wongnai POS)

เครื่อง POS และโปรแกรม POS System ของหลายเจ้าในปัจจุบัน พัฒนาฟีเจอร์สำหรับใช้รับออเดอร์จากแอปฯ Food Delivery เช่น LINE MAN, Grab, Robinhood ได้แล้ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งเครื่อง Wongnai POS ที่เชื่อมต่อกับ LINE MAN โดยเฉพาะ ช่วยให้พนักงานสามารถรับออเดอร์ผ่านหน้าจอเครื่อง POS ได้ทันที ไม่จำเป็นต้องกดรับออเดอร์ในสมาร์ทโฟนแล้วมาลงข้อมูลในระบบ POS ให้ซ้ำซ้อน

6. ใช้วางแผนการตลาดได้

อย่างที่กล่าวไปแล้วว่า POS System ช่วยบันทึกข้อมูลการขายและให้เราสามารถเช็กข้อมูลได้ตลอดเวลา ทำให้เรารู้ว่าเมนูหรือสินค้ารายการใดที่ขายดี มีหน้ารายงานยอดขายแสดงเป็นกราฟที่เข้าใจง่าย เห็นภาพรวมของยอดขายรายวัน/รายสัปดาห์ หรือรายเดือน เราก็สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้วางแผนการตลาด วางแผนการสั่งซื้อสินค้าเข้าสต๊อกได้ หรือทำโปรโมชั่นกระตุ้นยอดขายได้

สรุป

ระบบ POS System คือ โปรแกรมที่เข้ามาช่วยผู้ประกอบการ เจ้าของร้านค้า ร้านอาหารให้บริหารจัดการร้านได้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกเหนือจากฟังก์ชันการคิดเงิน-รับชำระเงินแล้ว POS System ยังช่วยบริหารคลังสินค้า ช่วยให้ธุรกิจสามารถเช็กยอดขาย ดูรายการสินค้าและเมนูที่ขายดีได้ตลอดเวลา มีข้อมูลการขายที่ละเอียดสามารถนำมาใช้วิเคราะห์และวางแผนการตลาดหรือทำโปรโมชั่นได้

ธุรกิจของคุณก็เป็นร้านค้าหรือร้านอาหารที่มีระบบจัดการที่เป็นมืออาชีพได้ จัดการร้านและคลังสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยเครื่องและโปรแกรมระบบ POS System พร้อมกับเลือกใช้กระดาษพิมพ์สลิปใบเสร็จคุณภาพสูง ในราคาย่อมเยาจาก POS&Print

ให้ POS&Print เป็นเพื่อนร่วมทาง สนับสนุนธุรกิจของคุณ

แหล่งอ้างอิง