การบริหารเวลา: เคล็ดลับของเจ้าของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ
การบริหารเวลา: เคล็ดลับของเจ้าของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ
สำหรับเจ้าของธุรกิจ ‘เวลา’ คือทรัพยากรที่มีจำกัดมากในแต่ละวัน แต่กลับถูกใช้ไปเรื่อยๆ แบบไม่รู้ตัว และไม่มีประสิทธิภาพทั้งที่เป็นทรัพยากรล้ำค่าที่หมดไปได้ทุกวัน เจ้าของธุรกิจมักใช้เวลาไปกับการประชุมที่ไม่จำเป็น งานด่วนที่ไม่สำคัญ หรือแม้แต่การเช็กมือถือทุกๆ 5-10 นาที เมื่อเวลาถูกใช้แบบไม่มีแผน ผลลัพธ์คือความเครียด งานไม่เดิน และเป้าหมายที่หลุดโฟกัส POS & PRINT รวม 6 เทคนิคจัดการเวลาที่ใช้ได้จริงจากแนวคิดของผู้นำธุรกิจระดับโลก ช่วยเพิ่มความชัดเจนในการทำงาน ลดความวุ่นวาย และสร้างเวลาว่างให้มากขึ้นในแต่ละวัน
1. หาให้ได้ว่าเราเวลาใช้ไปกับอะไรบ้าง (Time Audit)
ก่อนจะบริหารเวลาได้ ต้องรู้ก่อนว่าในแต่ละวันกำลังเสียเวลาไปกับอะไรบ้าง การทำ Time Audit จะช่วยให้เห็นชัดว่าเวลาสูญเปล่าไปตรงไหน เช่น งานจุกจิก การตอบแชทนอกเรื่อง หรือการเลื่อนฟีดแบบไม่มีเป้าหมาย ซึ่งในฐานะเจ้าของธุรกิจแล้วเราอาจจะต้องวางมือกับสิ่งเหล่านี้ และตั้งโฟกัสให้ถูก
ลองปรับง่ายๆ ตามนี้
ลองจดบันทึกกิจกรรมทุกอย่างที่ทำในแต่ละวันติดต่อกัน 3-5 วัน
ใช้แอปจับเวลา เช่น Toggl, Clockify หรือแค่ Google Sheets ก็ได้
เมื่อครบสัปดาห์ แยกกิจกรรมเป็น 3 หมวดหลักๆ คือ งานที่สำคัญ งานที่ทำเพราะต้องทำ และงานที่ควรหยุดทำ
2. ใช้ Eisenhower Matrix แยกงานเร่งจากงานลวง
หลายคนยุ่งทั้งวันแต่รู้สึกว่างานไม่คืบ เพราะใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับงานที่ดูด่วนแต่ไม่สำคัญ เราขอแนะนำ ‘Eisenhower Matrix’ คือเครื่องมือจัดระเบียบเวลาการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากชิ้นหนึ่ง ผ่านการแบ่งภาระงานออกเป็น 4 กล่องตามลำดับ คือ สำคัญ ไม่สำคัญ เร่งด่วน และไม่เร่งด่วน เพื่อให้เราเห็นภาพภาระงานของเราทั้งหมดอย่างง่ายขึ้น และจัดการได้อย่างเป็นระบบ
ลองปรับง่ายๆ ตามนี้
เขียนรายการงานทั้งหมดในสัปดาห์ แล้วเขียนแบ่งลง 4 ช่อง คือ ด่วนและสำคัญ ด่วนแต่ไม่สำคัญ สำคัญแต่ไม่ด่วน ไม่ด่วนและไม่สำคัญ จากนั้นเราสามารถจัดการงานได้ง่ายๆ ตามสูตรนี้
งานสำคัญ + ด่วน = ให้ทำทันที
งานสำคัญ + ไม่ด่วน = ให้จองเวลาไว้ในปฏิทินให้แน่นอน
งานไม่สำคัญ + ด่วน = ให้ทำทีหลังสุด หรือให้คนอื่นเข้ามาช่วยจัดการให้
3. จัดตารางแบบ Time Blocking
การใช้ Time Blocking ช่วยให้โฟกัสได้ดีขึ้น ไม่ต้องสลับบริบทไปมาให้เราสับสนว่า เอ๊ะ ฉันกำลังทำอะไรอยู่นะ ส่วนใหญ่ที่เจอมักจะมาในลักษณะกำลังวางแผนตลาดไม่ทันเสร็จดี ต้องข้ามไปตอบแชท หรือต้องมาคีย์ยอดขายด่วนจนลืมประชุม นั่นอาจเป็นเพราะว่าเรากำลังทำทุกอย่างคนเดียว มีจำนวนผู้ช่วยไม่พอ หรือเราอาจจะยังแบ่งเวลาไม่ถูก
ลองปรับง่ายๆ ตามนี้
แบ่งเวลาในแต่ละวันเป็นบล็อก เช่น 9.00–11.00 สำหรับงานที่ต้องใช้โฟกัสสูง 13.00–14.00 สำหรับตอบแชทหรืออีเมล และเวลาอื่นๆ ตามความเหมาะสม
เว้นช่วงพักระหว่างแต่ละบล็อก 10–15 นาที เพื่อเปลี่ยนโหมดให้สมองพัก
4. หยุดทำหลายอย่างพร้อมกัน (Multitasking)
หลายคนคิดว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันช่วยให้เสร็จเร็วขึ้น แต่จริงๆ แล้วกลับทำให้สมองเหนื่อยเร็ว ความผิดพลาดเพิ่มขึ้น และเวลาเสียไปโดยไม่รู้ตัว สุดท้ายแล้วงานทุกอย่างอาจจะออกมาอย่างไม่มีประสิทธิภาพด้วย
ลองปรับง่ายๆ ตามนี้
โฟกัสทีละงานด้วยการปิดแจ้งเตือนที่ไม่จำเป็น เช่น โทรศัพท์ แท็บเบราว์เซอร์ หรือแอปแชท
ใช้เทคนิค Pomodoro (25 นาทีทำงาน / 5 นาทีพัก) เพื่อฝึกสมาธิและเพิ่ม productivity
ตั้งเป้าหมายเฉพาะสำหรับแต่ละช่วงเวลา เช่น ‘วันนี้จะต้องตอบอีเมลทั้งหมดใน 30 นาที’ ไม่ใช่ทำไปเรื่อยๆ
5. ส่งต่องานที่ไม่ต้องทำเอง และใช้ระบบช่วยอัตโนมัติ
จริงๆ แล้ว เวลาของเจ้าของธุรกิจควรถูกใช้ไปกับการวางกลยุทธ์ พัฒนาผลิตภัณฑ์ หรือดูแลลูกค้ารายใหญ่ ตามที่เหล่านักธุรกิจรุ่นใหญ่มักทำกัน เราเองก็สามารถตามรอยได้เลย โดยเลือกเฉพาะงานที่สำคัญและจำเป็นต้องเป็นเจ้าของธุรกิจเท่านั้น ส่วนเรื่องเล็ก ๆ เช่น ตอบแชทลูกค้า แพ็คสินค้า อัพเดตรายการต่างๆ เป็นงานที่ส่งต่อคนอื่นหรือระบบก็ทำแทนได้
ลองปรับง่ายๆ ตามนี้
แยกงานในแต่ละวันออกเป็น 2 กลุ่มคือ งานที่ต้องทำเอง และงานที่ใครก็ทำได้
จัดจ้างพนักงานพาร์ทไทม์หรือใช้ Virtual Assistant สำหรับงานแอดมิน รายงาน หรือจัดตาราง
ใช้ระบบ POS ที่บันทึกยอดขาย คำนวณสต๊อก และออกรายงานอัตโนมัติ เพื่อลดเวลาทำบัญชี
6. พักอย่างมีคุณภาพ ไม่ใช่แค่หยุดทำงาน
การพักไม่ใช่การเสียเวลา แต่เป็นการรีเซ็ตระบบทั้งสมองและร่างกายของเราให้กลับมาทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ การพักที่ดีจึงไม่ใช่แค่เลื่อนมือถือ หรือเปิดซีรีส์ค้างๆ อาจจะต้องหาวิธีการพักผ่อนจริงๆ ที่เหมาะสม และทำให้เรากลับมาเฟรชอีกครั้ง
ลองปรับง่ายๆ ตามนี้
วางช่วงพักไว้ล่วงหน้าในตาราง เช่น “พักสายตา 10 นาทีทุกบ่าย” “ปิดคอมก่อนสองทุ่ม”
ใช้เวลาพักแบบไม่แตะงาน เช่น เดินเล่น ทำสมาธิ ฟังเพลงโดยไม่เช็กแจ้งเตือนสักช่วงเวลาหนึ่ง อาจจะสัก 10 - 20 นาที เพื่อเป็นการทำใจให้สงบก่อนลุยงานใหม่
สร้างกิจกรรมนอกงานประจำสัปดาห์ เช่น ไปออกกำลังกาย หรือทำอาหารเอง
สรุป
การบริหารเวลาไม่ใช่เรื่องซับซ้อน และยากมาก แต่ต้องอาศัยความตั้งใจและการวางระบบที่ชัดเจน เทคนิคอย่าง Time Audit การจัดลำดับงาน การบล็อกเวลา และการพักอย่างมีคุณภาพ จะช่วยให้เราทำงานน้อยลงแต่ได้ผลลัพธ์มากขึ้น กลุ่มธุรกิจที่บริหารเวลาได้ดี มักมีแผนชัด งานไม่สะเปะสะปะ และมีเวลามองภาพใหญ่ POS & PRINT แนะนำให้ลองเริ่มจากข้อใดข้อหนึ่งในวันนี้ แล้วค่อยๆ ปรับให้เหมาะกับสไตล์การทำงานของตัวเอง
POS & PRINT หวังว่าบทความนี้จะพาเจ้าของธุรกิจทุกคนไปเข้าใจเรื่องการบริหารเวลา หนึ่งในสิ่งสำคัญที่เจ้าของธุรกิจจำเป็นต้องรู้ พร้อมสามารถปรับใช้กับธุรกิจของตัวเองต่อได้อย่างไม่ยาก สามารถอ่านบทความเกี่ยวกับการบริหารร้าน เทคนิค และไอเดียทำธุรกิจอื่น ๆ ได้ในหน้าบทความของเรา หรือดูสินค้ากระดาษใบเสร็จ กระดาษความร้อน ที่ใช้กับเครื่องแคชเชียร์ เครื่องปริ้นต์ใบเสร็จ << ได้ที่นี่POS&Print คือผู้จัดจำหน่ายกระดาษใบเสร็จคุณภาพดี ราคาคุ้มค่า และเพื่อนคู่คิดสำหรับผู้ประกอบการเช่นคุณ
