เอกสารธุรกิจสำหรับทำบัญชี ที่บริษัทต้องเก็บไว้มีอะไรบ้าง?
อีกหนึ่งสิ่งสำคัญสำหรับการดำเนินงานทางธุรกิจ เรื่องที่ขาดไม่ได้คือเอกสารต่างๆ และยิ่งเป็นเอกสารที่ต้องใช้สำหรับการทำบัญชีในทุกเดือน ตลอดจนเป็นหลักฐานเพื่อใช้การยื่นภาษีในทุกๆ ปี ยิ่งเป็นเรื่องสำคัญที่เราต้องดูแลให้ดี วันนี้ POS&PRINT มาพร้อม 5 รายชื่อเอกสารทางธุรกิจที่ผู้ประกอบการควรจัดการดูแล เก็บไว้ให้ดี และส่งให้บัญชีทำงานต่อไปได้สะดวกมากขึ้น
อีกหนึ่งสิ่งสำคัญสำหรับการดำเนินงานทางธุรกิจ เรื่องที่ขาดไม่ได้คือเอกสารต่างๆ และยิ่งเป็นเอกสารที่ต้องใช้สำหรับการทำบัญชีในทุกเดือน ตลอดจนเป็นหลักฐานเพื่อใช้การยื่นภาษีในทุกๆ ปี ยิ่งเป็นเรื่องสำคัญที่เราต้องดูแลให้ดี วันนี้ POS&PRINT มาพร้อม 5 รายชื่อเอกสารทางธุรกิจที่ผู้ประกอบการควรจัดการดูแล เก็บไว้ให้ดี และส่งให้บัญชีทำงานต่อไปได้สะดวกมากขึ้น
5 เอกสารทางธุรกิจสำหรับทำบัญชีที่ต้องเก็บให้ดี
1. รายการเดินบัญชี (Bank Statement)
เอกสารชิ้นแรกนี้เป็นสิ่งที่สำคัญมากสำหรับการทำบัญชี เพราะเป็นเอกสารที่ทำหน้าที่บ่งชี้ว่าเจ้าของกิจการมีการรับเงิน และการจ่ายเงินออกไปอะไรบ้าง สำหรับกิจการไหนที่มีรายการเดินบัญชีมากกว่า 2 บัญชี ก็ต้องรวบรวมมาไว้ให้ครบถ้วนเช่นกัน เพราะนอกจากจะช่วยให้นักบัญชีทำงานได้ง่ายขึ้นแล้ว ยังสะดวกต่อเจ้าของธุรกิจในการควบคุม ดูแลภาพรวมของเงินที่ลงกับกิจการให้ชัดเจนขึ้นด้วย
2.เอกสารขาย
เอกสารขายจะประกอบไปด้วย ใบแจ้งหนี้, ใบกำกับภาษี (กรณีจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว) , ใบเสร็จรับเงิน และใบรับรองการหัก ณ ที่จ่าย โดยเอกสารเหล่านี้จะช่วยให้นักบัญชีสามารถบันทึกรายได้ และการรับเงิน รวมไปถึงภาษีที่กิจการถูกหัก ณ ที่จ่ายไว้ (กรณีเป็นธุรกิจบริการ) ของธุรกิจเราได้อย่างครบถ้วน ถูกต้อง ตามงวดเวลา โดยเราต้องตรวจสอบกับลูกค้าถึงรอบของการจ่าย การวางบิล เพื่อให้รายละเอียดต่างๆ ถูกต้องตามรอบเดือน และสามารถทำงานได้ง่ายขึ้นกว่าเดิม
3. เอกสารซื้อ
เมื่อมีเอกสารขาย ก็ต้องมีเอกสารซื้อ โดยเอกสารซื้อประกอบไปด้วย ใบแจ้งหนี้ หรือใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี จากซัพพลายเออร์, ใบรับสินค้า และใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์ เป็นเอกสารที่มีไว้เพื่อยืนยันว่าเจ้าของกิจการนี้ได้รับเงิน และมีการชำระค่าใช้จ่ายต่างๆ อย่างถูกต้องและเรียบร้อยแล้ว
ความแตกต่างของแต่ละเอกสารคือ ถ้ามีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จะต้องมาในรูปแบบใบกำกับภาษี แต่ถ้าเป็นเพียงธุรกิจขายปลีก ขายย่อย สามารถใช้ใบเสร็จรับเงิน หรือใช้ใบกำกับภาษีอย่างย่อแทนได้เหมือนกัน
4. ใบสั่งซื้อ
สำหรับ ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) หรืออีกชื่อที่คุ้นหูมากกว่าคือ PO ทำหน้าที่เป็นเอกสารที่แสดงถึงข้อตกลง ในการซื้อสินค้าและบริการของเราและลูกค้า โดยใบสั่งซื้อจะมีข้อมูล และรายละเอียดอย่างชัดเจน เช่น ราคาจำนวนสินค้าที่ถูกสั่งซื้อ เพราะฉะนั้นแล้วเอกสารชิ้นนี้เป็นหลักฐานในการยืนยันข้อตกลงทางธุรกิจระหว่างเราและลูกค้าชั้นดี ทำให้ไม่ควรละเลยที่จะเก็บไว้ให้ดี พร้อมส่งมอบให้บัญชีทำงานต่อไป
5. หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)
อันนี้เป็นเอกสารที่คุ้นหน้าคุ้นตากันแน่นอน หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า 50 ทวิ เป็นหนึ่งในเอกสารทางธุรกิจที่สำคัญ หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย คือการบอกว่าเราได้มีการหักเงินบางส่วนนำส่งให้รัฐเรียบร้อยแล้ว นอกจากนี้ยังมีเอกสารอีกชิ้น คือ ใบลดหนี้ (Credit Note) ที่ควรเก็บไว้เหมือนกัน เพราะเป็นเอกสารที่บอกเราว่ามีการลดราคาให้กับลูกค้า คืนสินค้า หรือยกเลิกการทำสัญญากับลูกค้าหรือไม่ และจะส่งผลต่อภาษีของเราด้วยเหมือนกัน
สรุป
ย้ำอีกครั้งว่า เอกสารสำคัญคือเรื่องที่จะละเลยกันไม่ได้ ไม่ว่าจะเปิดธุรกิจเล็กใหญ่ก้ควรต้องจัดการ เก็บและดูแลเอกสารให้เป็นระบบระเบียบมากที่สุด เพราะว่าเมื่อถึงช่วงเวลาของการยื่นภาษีเราจะได้ลดความยุ่งยากและวุ่นวายลง อีกทั้งยังช่วยให้วางใจไปได้ว่าจะไม่มีปัญหาตามมาย้อนหลัง
POS & PRINT หวังว่าบทความนี้จะช่วยให้คุณได้แนวทางในการบริหารธุรกิจและกิจการให้เติบโตและทำกำไรได้มากขึ้น สามารถอ่านบทความเกี่ยวกับการบริหารร้าน เทคนิค และไอเดียทำธุรกิจอื่น ๆ ได้ในหน้าบทความของเรา หรือดูสินค้ากระดาษใบเสร็จ กระดาษความร้อน ที่ใช้กับเครื่องแคชเชียร์ เครื่องปริ้นต์ใบเสร็จ << ได้ที่นี่POS&Print คือผู้จัดจำหน่ายกระดาษใบเสร็จคุณภาพดี ราคาคุ้มค่า และเพื่อนคู่คิดสำหรับผู้ประกอบการเช่นคุณ
